Verborgen no-show: het verschil tussen geregistreerde en verborgen no-show

Heeft een eerstelijnszorgpraktijk, zoals een fysiotherapiepraktijk, te maken met no-shows? Dan is het belangrijk om niet alleen het aantal gemiste afspraken in beeld te hebben, maar ook het onderscheid te maken tussen geregistreerde en verborgen no-shows.

Geregistreerde no-show

Dit is het type no-show dat officieel wordt vastgelegd in het systeem van de zorgpraktijk. De cliënt verschijnt niet op de afspraak zonder afmelding en dit wordt administratief als no-show geregistreerd. Hierdoor kan de zorgverlener:

• Het gemiste consult monitoren;
• Een no-show tarief in rekening brengen, mits dit vooraf is gecommuniceerd;
• Leren van trends of patronen in gemiste afspraken.

Let op: Omdat er geen zorg geleverd is, mag hiervoor geen zorgprestatie worden gedeclareerd (nza.nl).

Verborgen no-show

Een verborgen no-show ontstaat wanneer een gemiste afspraak niet als no-show wordt geregistreerd in het systeem. Dit kan gebeuren door:

• Coulance: De afspraak wordt zonder registratie verwijderd uit medeleven of begrip.
• Vermijden van ongemak: De afspraak wordt zonder registratie verwijderd om een lastig gesprek met de cliënt te voorkomen.
• Onjuiste administratie: Soms wordt een gemiste afspraak per ongeluk gedeclareerd als geleverd, bijvoorbeeld doordat de afspraak niet tijdig uit de agenda is gehaald.

Verborgen no-shows leiden tot een onvolledig beeld van het daadwerkelijke aantal gemiste afspraken en kunnen de organisatie op administratief en financieel vlak een verkeerd beeld geven.

No-shows hebben meerdere negatieve effecten, zowel voor de praktijk als voor de cliënt:

1. Verminderde therapietrouw
   Inconsistente aanwezigheid leidt tot minder effectieve behandelingen en mogelijk een vertraagd herstelproces.
2. Financiële schade
   Elke gemiste afspraak betekent omzetverlies en inefficiënt gebruik van tijd en personeel.
3. Lagere medewerkerstevredenheid
   Frustratie over herhaaldelijke no-shows kan zorgen voor demotivatie en minder werkplezier.
4. Langer wachten voor andere cliënten
   Inefficiënte planning leidt tot langere wachttijden, wat de toegankelijkheid van zorg belemmert.
5. Onjuiste declaraties
   Wanneer gemiste afspraken onterecht als geleverd worden gedeclareerd, kan dit leiden tot administratieve complicaties en risico’s bij controles.

Zowel geregistreerde als verborgen no-shows beïnvloeden de kwaliteit en continuïteit van zorg. Verborgen no-shows blijven vaak onder de radar, maar hebben net zo goed impact op therapietrouw, inkomsten, wachttijden en administratieve lasten.

Het is daarom essentieel voor praktijken om duidelijke richtlijnen en systemen te hanteren voor het registreren van no-shows. Denk aan:

• Automatische herinneringen;
• Transparante afspraken over annuleringsbeleid;
• Inzicht in het daadwerkelijke no-show percentage, inclusief verborgen gevallen.

Door dit bespreekbaar te maken en structureel aan te pakken, ontstaat er een eerlijker en effectiever zorgproces, voor zowel zorgverlener als cliënt.

Wil je actief aan de slag met het verminderen van no-shows en het verbeteren van je praktijkvoering? HealthTrain biedt slimme oplossingen om inzicht te krijgen in gemiste afspraken en om eenvoudig acties te automatiseren, zoals herinneringen, beleid en registratie.

Ontdek wat HealthTrain voor jou kan betekenen en plan een gesprek met ons in.