Bij HealthTrain II B.V. zijn we ons bewust van de verantwoordelijkheid om de privacy en gegevens van onze klanten en gebruikers van ons HealthTrain platform te waarborgen. Deze privacyverklaring stelt u op de hoogte van onze activiteiten die betrekking hebben op de persoonlijke informatie die wij voor en over u, de gezondheidsprofessionals, eindgebruikers, geïnteresseerden in onze applicatie(s) en andere personen die onze website of social media bezoeken, gebruik maken van onze mobiele en/of cloud-based applicatie (“applicatie”) of gebruik maken van een van onze andere diensten die naar deze privacyverklaring verwijzen. Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben over de bescherming van persoonsgegevens, neem dan contact met ons op.

Overzicht

Deze privacyverklaring legt uit hoe HealthTrain II B.V. de persoonsgegevens verwerkt die we verzamelen.

Er zijn verschillende situaties waarin HealthTrain II B.V. persoonlijke gegevens kan verkrijgen:

1. u bent een bezoeker van onze website;
2. u bent een klant / licentiehouder van een van onze applicaties, zoals de HealthTrain App;
3. u bent een gebruiker van een van onze applicaties, zoals de HealthTrain App;
4. u neemt contact op met ons via e-mail, chat of telefoon.

Voor elk van deze situaties beantwoordt deze privacyverklaring de volgende vragen:

• Welke gegevens bewaren we?
• Hoe verkrijgen we uw gegevens?
• Hoe gebruiken we uw gegevens?
• Hoe slaan we uw gegevens op?
• Wat zijn uw rechten inzake gegevensbescherming?
• Hoe kunt u contact met ons opnemen?
• Hoe kunt u contact opnemen met de bevoegde privacyautoriteiten?

A. Websitebezoeker

Deze sectie legt uit hoe HealthTrain II B.V. uw gegevens verwerkt als u interactie hebt met ons via onze website, anders dan inloggen als een bestaande gebruiker.

Toegang tot en gebruik van de website en andere onlinediensten
Bij het opstarten van onze website of onze applicatie zullen wij uw persoonsgegevens verwerken om u toegang te verschaffen, om correcte werking van de website te verzekeren, en om te voldoen aan de wettelijke en beveiligingsvereisten met betrekking tot het gebruik van onze website of applicatie, zoals wachtwoorden, IP-adressen, en browserinstellingen. We verwerken ook Informatie over uw interacties met onze website en applicatie om u de beste ervaring te bieden. Wij verwerken onder andere uw instellingen en verzamelen statistieken die ons helpen onze applicatie, website en diensten te verbeteren.

Op onze website vindt u informatie over HealthTrain II B.V. en haar producten en diensten. We stellen onze online bezoekers ook in staat om met ons te communiceren, informatie aan te vragen, een klacht in te dienen, zich te registreren voor een gratis proefversie van onze applicatie of toegang te krijgen tot een van onze producten of diensten.

Berichten, verzoeken en klachten

Als u ons een bericht, verzoek of klacht stuurt via chat of de contactformulieren op onze website, vragen we u enkele gegevens te verstrekken om u te kunnen antwoorden. We registreren de volgende persoonlijke gegevens:

• uw voor- en achternaam
• het bedrijf dat u vertegenwoordigt
• uw e-mailadres
• uw telefoonnummer
• uw land
• het bericht dat u ons stuurt (in een vrij tekstveld)

We slaan deze gegevens op in ons klantbeheersysteem om u op te volgen en te ondersteunen mocht aanvullende communicatie nodig zijn. We bewaren deze gegevens tot 1 jaar na afronding van uw eerste communicatie.

Aanvraag voor gratis proefversie of toegang 

Als u een gratis proefversie van onze applicatie of een licentie aanvraagt, vragen we u om informatie om de aanvraag te kunnen beoordelen en afhandelen. We registreren de volgende persoonlijke gegevens van u:

• voor- en achternaam
• het bedrijf dat u vertegenwoordigt
• of u een professional of een cliënt bent (in het geval van een gratis proefversie)
• e-mailadres
• telefoonnummer
• land
• alle persoonlijke gegevens in het bericht dat u ons stuurt (vrije tekst) 

We slaan deze gegevens op in ons klantbeheersysteem om te kunnen controleren of u in aanmerking komt voor een proefversie of licentie van onze applicatie en om u een persoonlijk account te kunnen geven. Als u klant wordt op basis van uw proefervaringen, bewaren we uw gegevens voor de duur van de licentie. Als u besluit onze applicatie niet aan te schaffen, bewaren we uw gegevens om u te kunnen informeren over relevante ontwikkelingen met betrekking tot onze applicaties die voor u relevant zijn, tenzij u ons anders instrueert. U kunt zich hiervoor namelijk makkelijk uitschrijven.

B. Klant en Gebruikerslicenties van onze applicatie

Dit gedeelte legt uit hoe HealthTrain II B.V. uw gegevens verwerkt als u een bestaande klant van HealthTrain II B.V. en een licentiehouder van onze applicatie(s) bent. In dat geval kunnen we persoonlijke gegevens verwerken wanneer u contact opneemt met onze supportmedewerkers via e-mail, telefoon, of via tools van derden die HealthTrain II B.V. gebruikt voor contact- en facturatie doeleinden.

De persoonlijke gegevens die we van u verzamelen zijn:

• voor- en achternaam
• het bedrijf dat u vertegenwoordigt
• e-mailadres
• woonadres
• telefoonnummer
• land
• betalingsgegevens (bijv. creditcard, bankgegevens, PayPal-accountgegevens)
• alle persoonlijke gegevens in de berichten die u ons stuurt

Als u als klant besluit om extra gebruikers toegang te geven tot uw HealthTrain II B.V.-licentie, kunt u ervoor kiezen om persoonlijke informatie over de nieuwe gebruiker toe te voegen of om een gebruiker toe te voegen door persoonlijke informatie te verstrekken aan HealthTrain II B.V.-ondersteunend personeel. Gecontroleerd door een gebruikersinterface zal dit beperkt zijn tot de naam, e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum van de extra gebruiker.

Wij verwerken deze gegevens om onze overeenkomst met u als licentiehouder te kunnen nakomen en om gebruikersaccounts te definiëren zoals door u gevraagd. We bewaren deze gegevens voor de duur van de klantlicentie en na deactivering van uw account in beginsel voor een periode van 2 jaar na het laatste contact. 

C. HealthTrain II B.V. applicatie Eindgebruikers

Dit gedeelte legt uit hoe HealthTrain II B.V. uw gegevens verwerkt als u – als cliënt of patiënt van een van onze licentiehouders – gebruik maakt van onze applicatie, zoals bijvoorbeeld de HealthTrain App.

Om te beginnen wijzen we erop dat we alleen persoonsgegevens verwerken in opdracht van onze licentiehouders, die gezondheids-/zorginstellingen, zorgprofessionals of andere praktijken zijn. Zij bepalen het doel en de middelen van de verwerking en zijn de primaire verzamelaars van uw gegevens. HealthTrain II B.V. ontwikkelt, levert en onderhoudt de applicaties en host de afspraakgegevens, oefen- en beweegprogramma’s, inclusief uw gegevens.

Raadpleeg ook de privacyverklaringen van de instelling of praktijk die u toegang heeft verschaft tot onze applicatie(s) (onze klant/licentiehouder).

Welke gegevens bewaren wij?

Als u onze applicatie gebruikt via een van onze licentiehouders, zal HealthTrain II B.V. de volgende persoonsgegevens bewaren:

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer)
• De naam en het e-mailadres van uw gezondheidsprofessional     
• Afspraken die uw gezondheidsprofessional met u gepland heeft
• De gezondheids-/zorginstelling waar u als patiënt geregistreerd staat
• Uw trainings-/therapieprogramma
• Voortgangsgegevens over uw trainings-/therapieprogramma (die u als gebruiker of uw therapeut invoert in de applicatie)
• Alle aanvullende persoonlijke gegevens in documenten, foto’s of video’s die u of uw gezondheidsprofessional kiest om te uploaden naar uw account.

Hoe verkrijgen we uw gegevens?

Onze applicatie is ontworpen om u en uw gezondheidsprofessional in staat te stellen een op maat gemaakt trainings-/therapieprogramma af te spreken en de voortgang te controleren. Door gebruik te maken van onze applicatie voorziet u uw gezondheidsprofessional van informatie ter ondersteuning van de behandeling. Wij verkrijgen persoonsgegevens wanneer:

• Uw gezondheidsprofessional      een gebruikersaccount met uw gegevens voor u aanmaakt in onze applicatie of een door de zorginstelling gekoppeld EPD-systeem.
• Uw gezondheidsprofessional      uw account bijwerkt (bijv. e-mailadres, telefoonnummer) of voortgangsinformatie verstrekt/ invoert
• Uw gezondheidsprofessional      documenten, foto’s of video’s met persoonlijke informatie in uw account opslaat
• U voortgang, evaluaties, documenten, foto’s of video’s met persoonlijke informatie uploadt naar uw account

Hoe gebruiken we uw gegevens?

HealthTrain II B.V. verwerkt uw gegevens zodat we:

• U in staat stellen om onze applicatie te gebruiken en uw account te beheren.
• U in staat stellen om uw voortgangsinformatie te registreren in uw account.
• U en uw gezondheidsprofessional in staat stellen een op maat gemaakte oefen- en behandelaanpak op te stellen en de voortgang te bewaken.
• Het leveren van onze diensten zoals overeengekomen met onze licentiehouders en gebruikers.
• Verder Verwerken wij deze gegevens om ons en onze Klanten in staat te stellen hun diensten, zoals oefentherapieën, persoonlijke ondersteuning, en gezondheids- en welzijnsdiensten, op de best mogelijke manier te verlenen. 
• Wij verwerken deze gegevens ook om de kwaliteit van de applicatie te verbeteren en om passende maatregelen te implementeren om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen. Een van de vele resultaten van de verwerking van deze gegevens is dat het ons in staat stelt om onze interacties met u op maat aan te bieden, u te informeren over het algemene en optimale gebruik van de applicatie en over de ontwikkeling en verbetering van de applicatie. 

HealthTrain II B.V. zal uw gegevens niet gebruiken voor andere doeleinden. We zullen uw gegevens niet delen met andere derden, met uitzondering van:

1. (sub)verwerkers die we hebben gecontracteerd om het gebruik van onze applicatie en de opslag van gegevens te verzorgen:

• HealthTrain IP B.V.
• Google LLC (Firebase)
• Google LLC (Google Workspace)
• Slack Technologies Limited     
• Spotler Nederland B.V.
• Spryng B.V.
• Trengo B.V.
• Calendly LLC
• Exact Group B.V.

Met deze dienstverleners heeft HealthTrain II B.V. verwerkersovereenkomsten.

1. derde partijen met wie we mogelijk contactgegevens van u delen om contact met u op te kunnen nemen. Met deze partijen hebben we formele verwerkersovereenkomsten.

Als uw zorginstelling besluit om HealthTrain II B.V. te gebruiken geïntegreerd in het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) of een vergelijkbaar en compatibel programma, is het mogelijk dat sommige persoonlijke gegevens (bijvoorbeeld een PDF van een oefenprogramma met uw naam erop) worden opgeslagen in dat systeem als onderdeel van uw medisch dossier. Raadpleeg ook de privacyverklaring van de EPD-applicatie van uw zorginstelling.

Hoe verwerken en bewaren we je gegevens?

Als u een licentiehouder en/of gebruiker in de Europese Economische Ruimte bent, worden patiëntgegevens opgeslagen in een datacenter in Nederland, maar in elk geval binnen de EER.

Om redenen van ondersteuning of het oplossen van problemen kunnen HealthTrain II B.V.-medewerkers toegang krijgen tot uw gegevens in de applicatie van HealthTrain II B.V. Al onze medewerkers zijn gebonden aan vertrouwelijkheid en geheimhouding.

HealthTrain II B.V. zal uw gegevens bewaren voor een periode die is gebaseerd op de instructies van onze licentiehouders, gebruikers en wettelijke grondslagen. We zullen uw gegevens verwijderen zodra we daartoe wettelijk gehouden zijn, hieronder kan worden begrepen een verzoek van de klant of gebruiker.

D. Contact opnemen met onze supportmedewerkers via chat, e-mail of telefoon

Als u per email, chat of telefonisch contact met ons opneemt, wordt u te woord gestaan door onze supportmedewerkers. Afhankelijk van de aard van uw bericht of verzoek, wordt u gevraagd om informatie te verstrekken die wij nodig hebben om u optimaal te kunnen ondersteunen. Deze gegevens kunnen betrekking hebben op (maar zijn niet beperkt tot):

• uw voor- en achternaam
• het bedrijf dat u vertegenwoordigt
• uw e-mailadres
• uw telefoonnummer
• je land
• organisatiegegevens, zoals een uniek referentienummer van uw EPD-systeem
• cliëntgegevens, zoals een uniek referentienummer
• details van uw verzoek/vraag

De informatie die u wordt gevraagd te verstrekken, dient alleen om u de best mogelijke ondersteuning te kunnen bieden. We slaan deze informatie op in ons klantbeheersysteem en we bewaren de informatie tot 1 jaar na afronding van uw verzoek. Als u een bestaande klant bent, bewaren we de informatie voor de duur van de licentieovereenkomst.

Hoe worden persoonlijke gegevens beveiligd?

HealthTrain II B.V. verwerkt uw gegevens op een veilige manier. We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van onze gegevens te waarborgen.

Onze medewerkers zijn getraind in goede privacy principes, en we hebben technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen genomen om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen.

We nemen privacykwesties serieus en hanteren solide praktijken op het gebied van gegevensbeveiliging en privacybescherming. Alle medewerkers hebben geheimhoudingsovereenkomsten ondertekend.

We zorgen ervoor dat je gegevens worden opgeslagen op servers van betrouwbare partners We zijn gevestigd in Nederland en voldoen aan de toepasselijke Europese en lokale privacywetgeving (waaronder de General Data Protection Regulation (GDPR) die van toepassing is op onze Klanten en Gebruikers in de Europese Economische Ruimte, alsook lokale wetgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die van toepassing is op onze Klanten en Gebruikers in Nederland of de Bundesdatenschutzgesetz in Duitsland).

Wat zijn uw rechten op het gebied van gegevensbescherming?

HealthTrain II B.V. wil ervoor zorgen dat u volledig op de hoogte bent van al uw rechten op het gebied van gegevensbescherming.

In situaties waarin u via uw gezondheidsprofessional en/of de praktijk en/of een klant van ons zoals hierboven vermeld, gebruiker bent, dan is HealthTrain II B.V. de verwerker van persoonsgegevens. Als u een van de hieronder genoemde rechten wilt uitoefenen, neem dan contact op met de gezondheids-/zorginstelling, zorgprofessionals, of de gezondheidspraktijk (onze licentiehouders) die u toegang hebben verleend tot onze applicatie.

Als beheerder van uw gegevens zijn zij het eerste aanspreekpunt en verantwoordelijk voor het beantwoorden van uw verzoek. Wanneer HealthTrain II B.V. daartoe opdracht krijgt van de instelling, zal HealthTrain II B.V. helpen bij de afhandeling van uw verzoek.

Wanneer u gebruik maakt van onze website, rechtstreeks met ons een overeenkomst ten behoeve van onze applicatie bent aangegaan, of enige andere situatie is HealthTrain II B.V. de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens. In deze of in andere situaties waar wij verantwoordelijke zijn, zijn wij als zodanig verantwoordelijk voor een adequate afhandeling van uw verzoek als u uw rechten als betrokkene uitoefent. U kunt via de chat en contactpagina op de website contact opnemen met onze supportdesk om u hierbij te helpen.

Elke betrokkene (de persoon van wie de persoonsgegevens zijn) heeft recht op het volgende:

• Het recht op toegang – U heeft het recht om de verwerkingsverantwoordelijke om een kopie van uw gegevens te vragen.
• Het recht op rectificatie – U hebt het recht om de verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken alle informatie te corrigeren waarvan u denkt dat deze onjuist is. U hebt ook het recht om de verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken de informatie aan te vullen die volgens u onvolledig is.
• Het recht op wissen – U hebt het recht om de voor de verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken uw gegevens te wissen, onder bepaalde voorwaarden.
• Het recht op beperking van de verwerking – U hebt het recht om de verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken de verwerking van uw gegevens onder bepaalde voorwaarden te beperken.
• Het recht om bezwaar te maken tegen verwerking – U hebt het recht om onder bepaalde voorwaarden bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens door de verwerkingsverantwoordelijke.
• Het recht op gegevensoverdraagbaarheid/ dataportabiliteit – U hebt het recht om de verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken de gegevens die wij hebben verzameld over te dragen aan een andere organisatie of rechtstreeks aan u, onder bepaalde voorwaarden.
• Het intrekken van eerder gegeven toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken.

Bij het uitoefenen van een van uw rechten, maar ook bij elke andere interactie, kunnen wij specifieke informatie of acties van u verlangen om uw identiteit te bevestigen. Dit is een veiligheidsmaatregel om ervoor te zorgen dat persoonlijke informatie niet wordt verstrekt aan een persoon die geen recht heeft om uw persoonlijke informatie te ontvangen. 

Houd er rekening mee dat weigering tot het delen van informatie, gegevenscorrecties, verwijdering van gegevens, het bezwaar maken tegen verwerking, het beperken van de verwerking en het intrekken van eerder gegeven toestemming de toegang tot functionaliteiten van de applicatie en andere diensten, zoals ondersteuning geheel of gedeeltelijk kunnen verminderen. Bovendien zijn er wettelijke beperkingen of voorwaarden die kunnen gelden ten aanzien van het uitoefenen van uw rechten.

Cookies

We gebruiken cookies om het bezoek aan onze website aantrekkelijk te maken en het gebruik van bepaalde functies mogelijk te maken.

Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden geplaatst en opgeslagen wanneer u onze website bezoekt. De website van HealthTrain II B.V. maakt gebruik van de volgende soorten cookies:

• Functionele cookies
• Marketing cookies
• Analytische cookies

Functionele cookies zijn nodig voor een goede werking van de website tijdens uw sessie. We gebruiken marketingcookies om u te kunnen voorzien van berichten en serviceaanbiedingen. Analytische cookies worden gebruikt om statistieken en kwantitatieve informatie over het gebruik van onze website te verkrijgen en vervolgens de gebruikerservaring op basis van deze gegevens te verbeteren.

Voor alle cookies behalve functionele cookies is uw voorafgaande toestemming vereist. U kunt uw toestemming wel of niet geven (‘opt-in’) in de cookiebanner die verschijnt wanneer u onze site voor het eerst bezoekt. Na deze eerste keuze kunt u uw voorkeuren op elk gewenst moment wijzigen in ons cookiebeheer. Daar vindt u ook meer gedetailleerde informatie over:

• de cookies die HealthTrain II B.V. gebruikt en (indien van toepassing) de betrokken derde partijen
• voor welke cookies uw toestemming nodig is en hoe u uw toestemming kunt geven of intrekken
• welk doel cookies dienen
• hoe lang cookies worden bewaard

U kunt ook uw browserinstellingen aanpassen aan uw voorkeuren en bijvoorbeeld cookies van derden of alle cookies weigeren. Houd er rekening mee dat u mogelijk niet alle functies van deze website kunt gebruiken als u ervoor kiest bepaalde cookies te weigeren.

Koppelingen

HealthTrain App verbinden met uw Google Fit-account     

U heeft de mogelijkheid om deze app te integreren met uw Google Fit-account. Het gebruik van informatie ontvangen van Google Fit API’s zal voldoen aan het Google Fit-beleid voor gebruikersgegevens en gezondheidsonderzoek (Engels) en het Google Fit-beleid voor ontwikkelaars en gebruikersgegevens (Engels), inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Engels).

HealthTrain App verbinden met Apple Health

U heeft de mogelijkheid om HealthTrain te integreren met Apple Health.Voor Apple devices geldt het volgende privacybeleid: https://www.apple.com/legal/privacy/nl/

Links naar sociale media en links naar andere websites

Onze website maakt gebruik van zogeheten buttons om verbinding te maken met sociale mediakanalen, zoals LinkedIn, Facebook, X, Instagram. Als u op deze knoppen klikt, wordt u doorgestuurd naar de HealthTrain II B.V.-aanwezigheid op het betreffende sociale medium. Deze buttons, waarvoor de code is ontwikkeld door de social media bedrijven zelf, kunnen cookies van derden plaatsen. Raadpleeg voor meer informatie over deze cookies het privacybeleid van het specifieke social media-kanaal.

Voor informatieve doeleinden kan onze website links bevatten naar websites van derden. Wij hebben geen invloed op de manier waarop de eigenaar van deze sites met uw gegevens omgaat, mocht u daar persoonlijke informatie achterlaten. Wij verwijzen u graag naar het privacybeleid van de betreffende organisatie voor meer informatie.

Wijzigingen privacyverklaring

Onze diensten, met inbegrip van de applicaties, zijn voortdurend in ontwikkeling en deze diensten kunnen van tijd tot tijd worden gewijzigd zonder voorafgaande kennisgeving. Om deze reden behouden wij ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te vullen of anderszins te wijzigen. We zullen bovenaan of onderaan de privacyverklaring aangeven wanneer de privacyverklaring het laatst is bijgewerkt. Kijk regelmatig op onze website voor de laatste versie.

Fusie en overname

Als we besluiten om HealthTrain II B.V. te verkopen, te gaan fuseren of anderszins te reorganiseren, kan een dergelijke transactie de bekendmaking van uw gegevens buiten onze organisatie met zich meebrengen. Bij dit soort transacties zullen wij zorg dragen voor passende bescherming van de persoonsgegevens. 

Contact met ons opnemen

Als u vragen, suggesties of klachten hebt over de bescherming van uw gegevens, kunt u contact met ons opnemen. Onderstaand treft u onze contactgegevens aan: 

HealthTrain II B.V.
Grebbeberglaan 15 3.07B
3527 VX Utrecht
Tel: 030-858081285
Mail: privacy@healthtrain.app

Contact opnemen met de bevoegde autoriteiten

Bent u ontevreden over de behandeling van een klacht of bent u het niet eens met het besluit dat wij voor ogen hebben, dan kunt u een klacht indienen bij de lokale toezichthouder voor gegevensbescherming. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.